Hienoa, että olet päättänyt lähteä kansainvälisen rekrytoinnin polulle. Uusi tapa rekrytoida voi herättää monenlaisia tunteita sekä sinussa että työyhteisössäsi. Se voi tuntua samaan aikaan kiinnostavalta, mutta myös epävarmalta, stressaavalta tai kuormittavalta. Nämä kaikki tunteet ovat täysin normaaleja.

Hyvä uutinen on, että tukea on saatavilla. Sekä paikallisesti että valtakunnallisesti on kehitetty palveluja, jotka auttavat rekrytointiprosessin eri vaiheissa. Huolta ei siis tarvitse jäädä kantamaan yksin, ja matalalla kynnyksellä kannattaa olla yhteydessä esimerkiksi Kajaanin kaupungin yrityspalveluiden kansainvälisen rekrytoinnin asiantuntijoihin.

Kansainvälisessä rekrytoinnissa kokemus ei ratkaise kaikkea. Olitpa kokenut rekrytoija tai vasta aloittelemassa, onnistuminen edellyttää ennakkovalmistelua. Vaikka kokeneella rekrytoijalla on usein vakiintuneet toimintatavat, ne eivät välttämättä toimi sellaisenaan ulkomailta rekrytoitaessa. Hyvällä suunnittelulla varmistetaan, että sopiva osaaja löytyy, rekrytointi etenee sujuvasti ja uusi työntekijä pääsee osaksi työyhteisöä.

Rekrytointikäytännöt ja toimintatavat tarkasteluun

Rekrytoinnissa onnistuminen on taitolaji, oli kyseessä kantasuomalaisen tai kansainvälisen osaajan rekrytointi. Kun tiimiin etsitään vieraskielistä osaajaa, huomio kiinnittyy asioihin, joita ei välttämättä ole aiemmin mietitty. Kansainvälisessä rekrytoinnissa korostuvat erityisesti kieli ja kulttuuri.

Aloita arvioimalla yrityksen nykyisiä rekrytointi- ja toimintatapoja. On hyvä pohtia, toimivatko käytännöt myös kansainvälisessä haussa ja voiko uusi työntekijä tulla osaksi työyhteisöä ilman suuria esteitä. Samalla on tärkeää arvioida, ovatko työntekijät valmiita muutokseen vai tarvitaanko avointa keskustelua odotuksista ja huolista.

Aiemmista rekrytoinneista kannattaa ottaa opiksi. On hyvä miettiä, mikä on toiminut ja mitä voisi kehittää. Kansainvälisessä rekrytoinnissa kielitietoisuudella on erityinen merkitys. Viestinnän tulee olla selkeää ja ymmärrettävää kaikille osapuolille. Hakuilmoituksessa on tärkeää kertoa etukäteen, millä kielellä haastattelut toteutetaan ja millaista viestintää hakija voi odottaa. Selkeä viestintä lisää luottamusta ja vähentää vieraalla kielellä tapahtuvaan rekrytointiin liittyvää stressiä.

Työyhteisö mukaan valmisteluun

Kansainvälinen rekrytointi vaikuttaa koko työyhteisöön, joten henkilöstön valmistelu on tärkeä osa onnistumista. Muutokset herättävät usein epävarmuutta, ja joskus myös johdon päätöksiä saatetaan kyseenalaistaa.

On hyvä pysähtyä miettimään, miten päätös rekrytoinnista on syntynyt ja onko henkilöstö ollut mukana keskustelussa. Jos päätös on tehty johdon tasolla, taustat ja tavoitteet on syytä avata koko työyhteisölle. Ennakkoluulot ja epävarmuus voivat vaikuttaa asenteisiin ja työilmapiiriin, ja siksi avoin keskustelu lisää ymmärrystä ja sitoutumista.

Ennen rekrytointia on hyödyllistä järjestää keskustelutilaisuuksia, joissa voidaan käsitellä huolia, odotuksia ja mahdollisuuksia. Avoin vuoropuhelu auttaa ymmärtämään erilaisia näkökulmia ja luo tilaa kehittämiselle.

Kielitaito nousee usein esiin suurimpana huolenaiheena. Monet vähättelevät omaa kielitaitoaan, pelkäävät väärinymmärryksiä ja pohtivat, miten uusi työntekijä pärjää. Yhteiset toimintatavat, selkeä ja rauhallinen viestintä, ymmärryksen varmistaminen sekä rohkeus kysyä tukevat vuorovaikutusta. Tätä kokonaisuutta kutsutaan kielitietoisuudeksi.

Työyhteisön pelisäännöt on hyvä käydä läpi ja tarvittaessa päivittää monimuotoistuvaa työyhteisöä vastaaviksi. Joissakin tilanteissa koulutukset, kuten selkokielisyys, kielitietoisuus tai monimuotoisuus, tukevat koko organisaatiota ja yksittäisiä tiimejä.

Perehdytykseen valmistautuminen

Uuden työntekijän perehdyttäminen vaatii aikaa ja panostusta koko työyhteisöltä. Puutteellinen perehdytys voi heikentää työmotivaatiota, kuormittaa perehdyttäjiä ja synnyttää uudessa työntekijässä ulkopuolisuuden kokemuksia.

Ennen kansainvälisen osaajan rekrytointia perehdytysprosessit on syytä käydä läpi kriittisesti. Hyvin suunniteltu, kielitietoinen perehdytys ja riittävät resurssit, myös pidempiaikaiseen tukeen, auttavat ehkäisemään haasteita.

Perehdytyksessä tulee huomioida kulttuurierot ja se, että uusi työntekijä voi tulla hyvin erilaisesta työkulttuurista. Jo Suomen sisällä toimintatavat vaihtelevat organisaatioittain, joten erot voivat olla huomattavia myös maiden välillä. Avoin keskustelu työtapojen eroista tukee molemminpuolista ymmärrystä.

On tärkeää määritellä yhteinen työkieli ja miettiä, millä kielellä perehdytys toteutetaan. Samalla kannattaa arvioida ohjeiden selkeys ja tarve muokkaamiselle. Selkokieli, käännökset ja visuaaliset tukimateriaalit voivat helpottaa perehtymistä. Perehdytyksestä vastaavat henkilöt on hyvä nimetä jo suunnitteluvaiheessa, jotta vastuu jakautuu ja kuormitus pysyy hallinnassa.

Esihenkilön ja johdon merkitys monimuotoisessa työyhteisössä

Monimuotoistuvassa työyhteisössä esihenkilön rooli korostuu. Pelkkä uuden työntekijän palkkaaminen ei riitä, vaan työyhteisöä tulee johtaa niin, että monimuotoisuus muuttuu vahvuudeksi.

Esihenkilön tehtävänä on varmistaa, että jokainen kokee kuuluvansa joukkoon ja että kaikkia kohdellaan tasapuolisesti. Hyvässä työyhteisössä jokaisella on mahdollisuus olla oma itsensä, tulla kuulluksi ja kehittyä työssään. Ulkomaalaistaustaiselle työntekijälle uusi työ, kulttuuri ja usein myös kieli voivat tuoda lisäpaineita, ja ilman riittävää tukea tämä voi heikentää työhyvinvointia ja työn sujuvuutta.

Mistä saat tukea ja apua?

Kansainvälinen rekrytointi voi tuntua monivaiheiselta, mutta työnantajan ei tarvitse edetä yksin. Sekä paikallisesti että valtakunnallisesti on tarjolla palveluja ja työkaluja, jotka tukevat valmistelua, rekrytointia ja työyhteisön kehittämistä.

Ensimmäinen askel voi olla yhteydenotto paikalliseen asiantuntijaan. Kajaanissa toimivat yritykset voivat olla yhteydessä Kajaanin kaupungin kansainvälisen rekrytoinnin koordinaattoriin, ja muilla Kainuun ja Koillismaan paikkakunnilla apua tarjoavat keskitetyt yrityspalvelut. Lisäksi esimerkiksi Kielibuusti.fi tarjoaa työkaluja kielitietoisuuden vahvistamiseen sekä rekrytoinnin ja perehdytyksen tueksi.

Kirjoittajasta

Réka Tolonen työskentelee Kajaanin kaupungilla kansainvälisen rekrytoinnin koordinaattorina. Rékalla on käytännön kokemusta työnantajien sekä työntekijöiden tukemisesta kansainvälisen rekrytoinnin eri vaiheissa (reka.tolonen@kajaani.fi, puh. 044 710 1428).